Negócios

22/02/2017

Comunicação escrita: desafio que pode ser vencido

Mais do que saber ler e escrever, empresários e funcionários devem conseguir interpretar o que está escrito e expor as ideias com clareza

Comunicação escrita: desafio que pode ser vencido

É por meio da escrita que as organizações fundamentam, planejam, registram, aperfeiçoam e difundem suas práticas e erros podem comprometer a imagem
(Arte/TUTU)

Por Jamille Niero

Falar com clareza e escrever com coesão e coerência, sem erros gramaticais, melhoram o currículo de qualquer profissional, fazendo com que o atendimento aos clientes internos e externos seja mais eficiente.

De acordo com Simone Alves, docente dos cursos de comunicação e gestão de pessoas do Senac Francisco Matarazzo, o texto empresarial deve ser objetivo e conter frases curtas para facilitar a leitura. Não significa que necessita de palavras difíceis, mas ainda exige certa formalidade, respeitando os níveis hierárquicos, sendo importante também seguir a norma culta para evitar erros de interpretação.

“Na linguagem escrita, mantém-se contato indireto entre interlocutores, exigindo cuidados (citados acima), pois é por meio da escrita que as organizações fundamentam, planejam, registram, aperfeiçoam e difundem suas práticas. Quando líderes e colaboradores não conseguem se expressar com clareza pela escrita podem comprometer a imagem da empresa”, alerta.

Foi pensando em melhorar a compreensão sobre as atividades realizadas que a Clave de Fá, empresa de inteligência focada em uso de dados e pesquisas para design de projetos, serviços e produtos de impacto social positivo, reformulou toda a sua comunicação em 2015. Foram investidos cerca de R$ 35 mil para revisar e mudar desde a identidade visual até o manual de procedimentos internos. O processo durou por volta de 14 meses. “Tínhamos muitos manuais de procedimento, mas nenhum sobre como elaborar um relatório ou como usar o e-mail de forma correta”, exemplifica a sócia-diretora da companhia, Elizete Ignácio.

Uma das mudanças principais foi feita nos relatórios enviados pelos consultores, geralmente contratados pontualmente de acordo com cada trabalho. Elizete conta que havia um custo alto para revisá-los, porque cada um vinha de um jeito, muitas vezes com conteúdo muito técnico, que os clientes – leigos – não compreendiam. Além disso, como boa parte são produzidos por acadêmicos, o resultado era um texto ainda mais inacessível. “Trabalhamos muito com a linguagem, criando algumas regras, e até os clientes elogiaram. Alguns nos contrataram novamente porque perceberam e aprovaram a mudança”, comenta.

A fluidez no conteúdo foi o problema detectado pelo consultor especialista em comunicação pessoal escrita Rogério Godinho em uma de suas empresas clientes. O estabelecimento tinha um funcionário que devia analisar o que os clientes queriam e escrevia bem, mas construía e-mails muito longos, que nunca tinham retorno. “Ele não dava abertura para a resposta, então no treinamento apontamos que ele devia aderir ao ‘call to action’, indicando o que precisava ser feito na sequência”, lembra. Segundo Godinho, hoje a maior dificuldade da comunicação escrita é justamente obter resposta.

Na avaliação da professora da graduação em Jornalismo da Fundação Armando Alvares Penteado (Faap), Fernanda Mazza, o que existe são pessoas mal treinadas na escrita. “Não adianta apenas reclamar que o funcionário não sabe. A educação brasileira está em crise e precisamos combater, não só criticar, e a única forma é por meio de cursos de capacitação em língua portuguesa. E mais do que gramática, a preocupação maior é com que o funcionário saiba ler, compreender o que está escrito, e existem técnicas para isso”, aponta.

Vale dizer que também não adianta o empresário contratar um curso específico para os funcionários e obrigá-los a ir. O ideal é sempre frisar a importância da iniciativa, porque assim muitos acabam se interessando naturalmente.

Confira também como a evolução tecnológica facilitou o ensino profissional e dicas para quem deseja aprender por meio do ensino a distância. Veja ainda relato de quem utiliza a educação corporativa para qualificar os colaboradores e se destacar no mercado.