Sem o acompanhamento das receitas e despesas, o empresário pode encontrar problemas na tomada de decisões
(Arte: TUTU)

Os valores que entram e saem do caixa da empresa devem passam por um rígido controle para que o empresário tenha uma visão do presente (e do futuro) do saldo disponível. Esse gerenciamento das finanças passou a ser ainda mais fundamental para a sobrevivência dos negócios durante a pandemia de covid-19, que reduziu o movimento de clientes nas lojas e causou a queda de faturamento em muitos estabelecimentos.

A gestão do fluxo de caixa também permite ao empreendedor saber a real necessidade da busca de crédito, ao passo que a boa organização é muito importante para deixar as contas em dia, além da contabilização do capital de giro para investimentos e eventuais gastos.

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A fim de aplicar a gestão de fluxo de caixa da melhor maneira, a Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de São Paulo (FecomercioSP) listou seis erros mais comuns cometidos pelos empresários. Veja a seguir.

1. Misturar as finanças pessoais com as da empresa

Um dos erros mais comuns cometidos pelos empresários é não separar o orçamento empresarial das contas pessoais, principalmente em momento de crise econômica. Entretanto, o caixa da empresa não deve pagar as contas pessoais do sócio/proprietário. Caso isso aconteça, causará grande risco para o controle financeiro do negócio, uma vez que o empreendedor estaria mascarando as suas finanças e não saberia ao certo o valor que tem à disposição.

No mesmo sentido, ao misturar receitas e despesas pessoais com as da empresa, fica praticamente impossível analisar a viabilidade econômico-financeira do negócio, bem como realizar eventuais ajustes nas despesas e estratégias de vendas para atrair os clientes.

Daí a importância de manter as contas separadas, ou seja, uma para a pessoa física e outra, para a jurídica. Outro aspecto a ser levado em conta diz respeito à fixação de um valor de pró-labore, a fim de que o dinheiro disponível em caixa seja suficiente para o pagamento das contas da empresa e a realização de eventuais investimentos.

2. Não atualizar o fluxo de caixa diariamente 

Geralmente, o fluxo de caixa é avaliado apenas no fim do mês, atitude essa que pode deixar o empreendedor suscetível a surpresas desagradáveis, ainda mais quando se leva em conta as incertezas do atual momento econômico.

Assim, a atualização diária do fluxo de caixa da empresa é necessária. Contudo, muitas vezes, os empresários não conseguem fazer esse fechamento ao fim do dia, principalmente em virtude de outras atividades dos negócios que demandem atenção.

Apesar da dificuldade, o empreendedor precisa ter em mente que as despesas e receitas acontecem todos os dias. Por isso, caso não haja um acompanhamento e uma atualização correta, poderá encontrar problemas para tomada de decisões importantes – por exemplo, analisar a necessidade de dispêndios ou empréstimos ocasionais.

3. Não categorizar as contas da empresa

A categorização das contas permite que o empreendedor entenda melhor como os gastos e as despesas estão divididos, e até mesmo como está sendo a essa evolução. Cada entrada e saída de caixa é diferente da outra, por isso, para se ter uma análise da viabilidade do negócio, é importante saber de onde vieram, para onde foram e quando ocorreram.

Recomenda-se a utilização de uma planilha em Excel ou de um software de gestão para fazer esse tipo de controle. A categorização é essencial para a tomada de decisões, permitindo ao empresário planejar uma cota para cada categoria e otimizar os recursos.

Em um período de crise, a categorização de despesas permite ao empreendedor ter uma visão clara sobre quais custos podem ser reduzidos – ou, até mesmo, cortados. Também propicia descobrir os setores que trazem mais retorno e merecem investimentos e estratégias de vendas.

4. Registrar valores que ainda não entraram

Outro grave erro cometido pelos empresários é o registro de valores de vendas que ainda não entraram. Para que o resultado mostre a real situação do negócio, é preciso trabalhar com os recebimentos que já aconteceram. No caso de compras parceladas, por exemplo, os números devem ser atualizados de acordo com o recebimento de cada parcela, individualmente.

Cabe ressaltar que as vendas a prazo e a inadimplência afetam de forma considerável a saúde financeira da empresa. Nem sempre o que foi projetado em termos de receita, de fato, entrará em caixa, refletindo diretamente no atraso do pagamento das despesas, na falta de recursos para realizar investimentos, no não cumprimento das obrigações financeiras contratadas e na perda da credibilidade no mercado.

5. Não manter uma reserva financeira

Esta ação é essencial para que a empresa consiga manter o fluxo de caixa saudável. Apesar da sua importância, muitas empresas não fazem essa reserva, que serve para diferentes cenários imprevistos (como a atual crise gerada pela pandemia de covid-19), despesas inesperadas, queda na receita ou, até mesmo, para aproveitar algum tipo de oportunidade de investimentos.

Ter uma reserva financeira segura é uma forma de o empreendedor ter resguardo ao passar por eventuais imprevistos, sem ter que recorrer a empréstimos – ou, ainda, para evitar atitudes mais extremas, como o fechamento do negócio.

6. Não usar o fluxo de caixa como uma ferramenta de gestão empresarial

Com uma boa gestão do fluxo de caixa, o empresário consegue se planejar de forma adequada e elaborar orçamentos, além de realizar comparações de despesas e receitas, verificando o comportamento das finanças do negócio.

O fluxo de caixa também serve para que o empresário possa decidir se dispõe de recursos suficientes para realizar investimentos na reabertura do negócio, por exemplo, ou se precisa de capital na forma de empréstimo. Com a análise do fluxo de caixa, também é possível identificar a real necessidade de crédito. Uma redução ou um corte de despesas pode ser o bastante para equilibrar as contas da empresa. 

Outra análise que pode ser feita, mediante o capital de giro da empresa, é baseada nos fluxos de recebimento dos clientes e de pagamento dos fornecedores. Se não estiverem adequados, o empreendedor pode adotar medidas preventivas –  por exemplo, negociar contratos ou contratar uma linha de crédito.

Se quiser saber mais sobre o assunto, faça o download da planilha de despesas fixas e variáveis para gerir melhor os custos da sua empresa.