Mesmo os empregadores que já transmitem as informações pelo eSocial devem declarar a Rais
(Arte: TUTU)

Todas as empresas públicas e privadas precisam fornecer informações sobre seus funcionários por meio da declaração da Relação Anual de Informações Sociais (Rais) até 5 de abril. Mesmo os empregadores que já transmitem as informações pelo eSocial devem encaminhar a Rais referente ao ano de 2018.

Os dados servem para que o governo federal formule estatísticas e estabeleça estratégias de políticas públicas e de emprego. A declaração deve ser feita por todas as pessoas jurídicas que estavam com CNPJ ativo na Receita Federal no ano passado, com ou sem empregados.

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Na Rais devem constar os empregados pessoa física contratados sob o regime CLT ou com contrato de trabalho por prazo indeterminado ou determinado.

Empresas que precisam declarar a Rais
Devem cumprir essa exigência os seguintes empregadores:
- urbanos e rurais;
- filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior;
- autônomos ou profissionais liberais que tenham mantido empregados no ano passado;
- conselhos profissionais, criados por lei, com atribuições de fiscalização do exercício profissional, e as entidades paraestatais; condomínios e sociedades civis; cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
- órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional dos governos federal, estadual, do Distrito Federal e municipal.
Os microempreendedores individuais (MEI) só devem enviar as informações se tiverem empregados.

Não devem ser relacionados na Rais:
- diretores sem vínculo empregatício para os quais não é recolhido FGTS;
- autônomos; eventuais;
- estagiários;
- empregados domésticos regidos pela Lei n.º 11.324/2006;
- e cooperados ou cooperativados.

Rais negativa
O empregador precisa preencher a Rais negativa mesmo que não tenha realizado contratações entre 1º de janeiro e 31 de dezembro do ano passado.

Envio
A Rais deve ser enviada por meio do programa GDRAIS 2018 – disponível no site www.rais.gov.br. O sistema não permite o uso do software do ano anterior ou aplicativos de terceiros para fazer a declaração. Também é obrigatória a utilização de certificado digital padrão ICP Brasil, uma espécie de identidade virtual, para a transmissão da declaração por todos os estabelecimentos que tenham a partir de 11 vínculos. O certificado é dispensável para a transmissão da Rais negativa e para os estabelecimentos que tenham menos de 11 empregados.

Multas
O empregador que não entregar a Rais no prazo previsto, omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata, ficará sujeito à multa a partir de R$ 425,64, acrescidos de R$ 106,40 por bimestre de atraso. É recomendável que os estabelecimentos mantenham arquivados durante cinco anos o relatório impresso ou a cópia dos arquivos e o recibo de entrega da Rais. Isso porque esse é o prazo máximo que o Fisco tem para fiscalizar a empresa.

Informações sindicais
Atualmente, o recolhimento da contribuição sindical não é mais obrigatório, mas caso a empresa tenha optado pela manutenção do recolhimento ela terá de informar na Rais os valores pagos em 2018.

Com base nesses dados, a empresa preenche o valor anual das contribuições devidas aos sindicatos da sua respectiva categoria econômica e profissional ou das profissões liberais e as entidades sindicais beneficiárias. É preciso informar o CNPJ do sindicato beneficiário.

Além da contribuição sindical, é preciso repassar os valores pagos de outras contribuições (assistencial, confederativa ou associativa).

Independentemente da opção no recolhimento da contribuição sindical, é preciso informar o sindicato da categoria ao qual a empresa e seus empregados pertencem, pois isso indica qual a convenção coletiva aplicável.